Retards de paiement : les stratégies à adopter pour l’étranger

Les relances de factures à l'étranger nécessitent une approche stratégique distincte de celle des impayés nationaux. Éviter l'erreur courante de traiter un impayé international de manière conventionnelle est essentiel. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place.

Relances à l’étranger : les bonnes pratiques

Fixez une méthodologie rigoureuse pour vos relances internationales en établissant un planning graduel avec des intervalles précis. Afin d'éviter tout harcèlement, suivez un exemple de relance organisée pour l’étranger:

• J+15 : relance par mail pour informer le client du retard de paiement sur la facture. Un mail formel en anglais, si vous ne parlez pas la langue de votre client, avec les données de facturation ; mais aussi de paiement.
• J+30 : relance par mail, rappeler les modalités de paiement, poser des questions sur les raisons du retard, donner une date limite pour le règlement, rappeler les règles en vigueur dans votre pays ou dans le cadre de votre contrat.
• J+40 (date limite de règlement) : appel téléphonique, attention au décalage horaire. Restez factuels, évitez d’entrer pas dans l’émotionnel ou dans la menace. Il faut comprendre ce qui bloque votre client. Si vous n’êtes pas à l’aise en anglais et que vous risquez de ne pas comprendre, rapprochez-vous d’une société qui effectuera la relance pour vous.
• J+60 : envoi d’une mise en demeure avec accusé réception. A ce stade, il est fortement recommandé de passer par une société de recouvrement international présente dans le pays de l’impayé. Pour cela contactez Sekundi, nous sommes en mesure de gérer le recouvrement quel que soit le pays de votre débiteur.

Ces relances s’entendent si vous n’avez aucune réponse de votre débiteur, ou si celui-ci vous annonce qu’il va vous payer, mais que rien ne se passe ou si vous n’arrivez pas à vous entendre.

Surtout ne tombez pas dans le piège de la relance automatique, impersonnelle, dans votre langue ou encore qui est envoyé alors que le client vous a proposé une solution. Les relances multicanales ont plus de chance d’aboutir. Les appels montrent de bons résultats pour le maintien des relations commerciales.

Optimiser les relances de paiements

Comprendre les nuances culturelles, les délais de paiement locaux et les habitudes de règlement est essentiel pour optimiser les relances.

Comprendre la problématique de votre débiteur

Il existe plusieurs raisons qui peuvent expliquer le retard de paiement d’un client. Si celui-ci est situé à l’étranger, il est possible qu’il n'ait pas connaissance des délais en vigueur dans votre pays. Il est également possible que les habitudes de paiement diffèrent.

Il vous faudra donc chercher à comprendre ce qui retarde son paiement. Comme il est possible, voire probable, que votre client ne parle pas votre langue, nous vous recommandons fortement de trouver un moyen de communiquer dans sa langue ou, à défaut, en anglais.

Trouver des solutions pour faciliter le paiement

Si vous effectuez vous-même les relances, vous devez savoir ce que vous êtes prêt à accepter ou à proposer pour faciliter le paiement de votre débiteur. Dans le cas de paiements internationaux, il faudra prendre en compte, par exemple, le délai de traitement pour l’envoi d’un virement à l’international. Certaines banques bloquent également les virements vers certains pays.

Proposez plusieurs moyens de paiement et éventuellement des modalités facilitantes (paiement en plusieurs fois). Si le chèque est encore utilisé en France, ce n’est pas nécessairement le cas en Europe.

Faire appel à des professionnels du recouvrement

Il faut bien comprendre que les retards de paiement à l’étranger ne doivent jamais être pris à la légère. Certains profitent de la distance et de la barrière de la langue pour ne pas régler leurs factures et faire la sourde oreille. Les relances à l’étranger doivent donc être effectuées de manière rigoureuse.

Un professionnel du recouvrement dans le pays de votre impayé vous garantit une meilleure compréhension et donc de meilleurs résultats. Certaines structures s’occupent de recouvrer l’impayé avec un paiement au succès pour vous éviter des frais sans résultat.

La diversification des moyens de communication, la flexibilité dans les solutions de paiement, et le recours à des professionnels du recouvrement, tels que le réseau Sekundi présent dans plus de 50 pays, sont des stratégies incontournables. En adoptant ces pratiques, les entreprises peuvent non seulement maximiser leurs chances de recouvrement international mais aussi maintenir des relations commerciales solides à l'échelle mondiale.