Debt Recovery Guidelines UK (EN/FR)

  1. Pre-action protocols explain the conduct and set out the steps the court would normally expect parties to take before commencing proceedings for particular types of civil claims.

Objectives of pre-action conduct and protocols

  1. Before commencing proceedings, the court will expect the parties to have exchanged sufficient information to—
    (a) Understand each other’s position.

(b) Make decisions about how to proceed.

(c) Try to settle the issues without proceedings.

(d) Consider a form of Alternative Dispute Resolution (ADR) to assist with settlement.

(e) Support the efficient management of those proceedings, and

(f) Reduce the costs of resolving the dispute.


  1. A pre-action protocol must not be used by a party as a tactical device to secure an unfair advantage over another party. Only reasonable and proportionate steps should be taken by the parties to identify, narrow and resolve the legal, factual or expert issues.
  2. The costs incurred in complying with a pre-action protocol should be proportionate. Where parties incur disproportionate costs in complying with any pre-action protocol, those costs will not be recoverable as part of the costs of the proceedings.

Before issuing a claim in court

  1. Where there is a relevant pre-action protocol, the parties should comply with that protocol before commencing proceedings. Where there is no relevant pre-action protocol, the parties should exchange correspondence and information to comply with the objectives in paragraph 2, bearing in mind that compliance should be proportionate. The steps will usually include:

(a) The claimant writing to the defendant with concise details of the claim. The letter should include the basis on which the claim is made, a summary of the facts, what the claimant wants from the defendant, and if money, how the amount is calculated.

(b) The defendant responding within a reasonable time – 14 days in a straight forward case and no more than 3 months in a very complex one. The reply should include confirmation as to whether the claim is accepted and, if it is not accepted, the reasons why, together with an explanation as to which facts and parts of the claim are disputed and whether the defendant is making a counterclaim as well as providing details of any counterclaim; and

(c) The parties disclosing key documents relevant to the issues in dispute.


  1. Parties should be aware that the court must give permission before expert evidence can be relied upon and that the court may limit the fees recoverable. Many disputes can be resolved without expert advice or evidence. If it is necessary to obtain expert evidence, particularly in low value claims, the parties should consider using a single expert, jointly instructed by the parties, with the costs shared equally.

Settlement and Alternative Dispute Resolution (ADR)

  1. Litigation should be a last resort. As part of a relevant pre-action protocol, the parties should consider whether negotiation or some other form of ADR might enable them to settle their dispute without commencing proceedings.
  2. Parties should continue to consider the possibility of reaching a settlement at all times, including after proceedings have been started.
  3. Parties may negotiate to settle a dispute or may use a form of ADR including:

(a) Mediation, a third party facilitating a resolution.

(b) Arbitration, a third party deciding the dispute.

(c) Early neutral evaluation, a third party giving an informed opinion on the dispute, and

(d) Ombudsmen schemes.

  1. If proceedings are issued, the parties may be required by the court to provide evidence that ADR has been considered. A party’s unwillingness to response to an invitation to participate or a refusal to participate in ADR might be considered unreasonable by the court and could lead to the court ordering that party to pay additional court costs.

 List of issues

  1. Where a dispute has not been resolved after the parties have followed a pre-action protocol or this Practice Direction, they should review their respective positions. They should consider the papers and the evidence to see if proceedings can be avoided and at least seek to narrow the issues in dispute before the claimant issues proceedings.

Compliance with Pre-Action Protocol

  1. If a dispute proceeds to litigation, the court will expect the parties to have complied with the relevant pre-action protocol. The court will take into account non-compliance when giving directions for the management of proceedings and when making orders for costs. The court will consider whether all parties have complied in substance with the terms of the relevant pre-action protocol and is not likely to be concerned with minor or technical infringements, especially when the matter is urgent (for example an application for an injunction).
  2. The court may decide that there has been a failure of compliance when a party has:

(a) Not provided sufficient information to enable the objectives in paragraph 2 to be met.

(b) Not acted within a time limit set out in a relevant protocol, or within a reasonable period, or

(c) Unreasonably refused to use a form of ADR, or failed to respond at all to an invitation to do so.

  1. Where there has been non-compliance with a pre-action protocol, the court may order that:

(a) The parties are relieved of the obligation to comply or further comply with the pre-action protocol.

(b) The proceedings are stayed while particular steps are taken to comply with the pre-action protocol

(c) Sanctions are to be applied.

  1. The court will consider the effect of any non-compliance when deciding whether to impose any sanctions which may include:

(a) An order that the party at fault pays the costs of the proceedings, or part of the costs of the other party or parties.

(b) An order that the party at fault pay those costs on an indemnity basis.

(c) If the party at fault is a claimant who has been awarded a sum of money, an order depriving that party of interest on that sum for a specified period, and/or awarding interest at a lower rate than would otherwise have been awarded.

(d) If the party at fault is a defendant, and the claimant has been awarded a sum of money, an order awarding interest on that sum for a specified period at a higher rate than the rate which would otherwise have been awarded.


  1. Pre-action protocols do not alter the statutory time limits for starting court proceedings. If a claim is issued after the relevant limitation period has expired, the defendant will be entitled to use that as a defence to the claim. If proceedings are started to comply with the statutory time limit before the parties have followed the procedures in this pre-action protocol, the parties should apply to the court for a stay of the proceedings in order to allow compliance.

Guide du Recouvrement de créances au Royaume Uni

  1. Les protocoles précontentieux  expliquent la conduite et les différentes étapes que le tribunal s’attendra à ce que les parties aient effectuées avant d’engager une procédure judiciaire pour un type particulier de procédures civiles.

Objectifs du protocole précontentieux

  1. Avant de commencer la procédure judiciaire, le Tribunal s’attendra à ce que les parties ont échangé suffisamment d’information pour:

 (a) Comprendre la position de chacun.

(b) Prendre des décisions sur la manière de procéder.

(c) Tenter de résoudre le litige sans procédure judiciaire.

(d)Envisager une forme de résolution extrajudiciaire du litige

(e) Justifier la gestion efficace de ces procédures et,

(f) Réduire les coûts  en résolvant le litige


  1. Un protocole précontentieux ne peut pas être utilisé par une partie comme une tactique afin de sécuriser un avantage injustifié contre l’autre partie. Seules des étapes proportionnelles et raisonnables peuvent être prises par les parties afin d’identifier, de réduire et résoudre le litige légal, factuel
  2. Les coûts occasionnés par un protocole précontentieux  doivent être proportionnés. Si les parties prennent des coûts disproportionnés, ces coûts ne pourront être recouvrables dans le cadre d’une procédure judiciaire.

Avant d’engager une procédure judiciaire

  1. Lorsqu’il existe un protocole précontentieux pertinent, les parties doivent s’y conformer avant d’engager une procédure judiciaire. Lorsqu’il n’existe pas de protocole précontentieux, les parties doivent échanger toute correspondance et information afin de se conformer aux objectifs  du paragraphe 2, en gardant à l’esprit que la conformité doit être proportionnée. Les étapes seront habituellement les suivantes :

(a) Le créancier écrit au défendeur en donnant des détails précis sur la créance. Cette lettre devra contenir la raison de l’existence de la créance, un résumé des faits, ce qu’attend le créancier du défendeur, et si c’est de l’argent alors la façon dont le montant est calculé.

 (b) Le défendeur doit répondre dans un délai raisonnable – 14 jours pour un dossier simple et pas plus de 3 mois pour un dossier plus compliqué. La réponse devra inclure la confirmation que la créance est acceptée ou non et si elle n’est pas acceptée, le défendeur doit en expliquer les raisons en décrivant les faits  et quelle partie de la créance est contestée, si le défendeur a une demande reconventionnelle alors il doit la décrire et donner des détails dans son courrier  

(c) Les parties doivent  divulguer tout document important et pertinent concernant le litige.


  1. Les parties doivent savoir que le Tribunal doit donner son accord avant que des preuves issues d’expertise soient relevées et que par conséquent le Tribunal peut limiter l’allocution  du paiement des coûts relatifs à ces expertises. Plusieurs litiges peuvent être résolus sans l’intervention d’experts. Si l’intervention d’un expert est nécessaire, particulièrement dans les cas où le montant de la créance est peu élevé, les parties devraient envisager d’utiliser un seul expert désigné ensemble et dont les coûts sont payés conjointement.

Accord de règlement et résolution extrajudiciaire du litige

  1. La voie judiciaire doit être le dernier recours. Dans le cadre d’un protocole  précontentieux, les parties doivent envisager de négocier ou toute autre forme de résolution extrajudiciaire du litige afin de régler leur différend sans avoir à passer par la case judiciaire.
  2. Les parties doivent envisager la possibilité d’atteindre un accord à l’amiable à tout moment y compris après avoir engagés la procédure judiciaire.
  3. Les parties doivent négocier un accord ou un règlement à l’amiable en usant :

 (a) de la  médiation,

(b) de l’arbitrage , une 3ème partie décide sur le litige.

(c) d’une évaluation neutre, une 3ème partie donnant son opinion sur le litige

(d) de tout autre systèmes de médiation

  1. Si la procédure judiciaire est débutée, le tribunal peut demander aux parties une preuve qu’une résolution extrajudiciaire a été tentée. Si une partie refuse de participer à  un processus de résolution extrajudiciaire du litige, elle  pourra être considérée par le tribunal comme étant non raisonnable et cela pourra amener le tribunal à demander à cette partie de payer des  frais additionnels.

Liste de solutions

  1. Lorsqu’un litige n’a pas été résolu après que les parties aient suivi un protocole précontentieux ou ces pratiques, ces dernières doivent revoir leurs positions respectives. Elles doivent revoir les documents et les preuves afin de voir si une action judiciaire peut être évitée et à la fin arriver à une transaction avant que le demandeur démarre une action judiciaire.

Respect du protocole précontentieux

  1. 12. Si un litige aboutit à une procédure judiciaire, le tribunal va attendre des parties qu’elles se soient conformées au protocole précontentieux. Le tribunal prendra en considération le non-respect du protocole par l’une des parties lorsqu’elle donnera des directives au niveau de la gestion de la procédure ou au niveau de l’attribution des coûts. Le tribunal va examiner si toutes les parties ont respecté en substance les termes du protocole précontentieux et s’il n’est  pas concerné par des infractions mineures ou techniques, en particulier lorsque l’affaire est urgente (pour exemple une demande d’injonction). 
  2. 13. La Tribunal décidera qu’il y a non-respect du protocole lorsque l’une des parties :

(a) N’a pas fourni les informations suffisantes pour arriver aux objectifs du paragraphe 2.

(b) N’a pas agi dans le délai fixé dans le protocole ou dans un délai raisonnable

(c) A déraisonnablement refusé d’utiliser une des formes de résolution extrajudiciaire du litige ou a manqué de répondre à une invitation à répondre.

  1. Si le protocole précontentieux n’a pas été respecté, le tribunal peut ordonner que:

(a) Les parties soient relevées de leur obligation de respecter le protocole.

(b) La procédure judiciaire soit suspendue et que des étapes spécifiques soient prises afin de respecter le protocole précontentieux.

(c) Des sanctions soient appliquées

  1. Le type de sanctions que le tribunal peut rendre concernant le non-respect du protocole peut être :

 (a) l’ordre à la partie en faute de régler les frais de la procédure judiciaire ou de régler une partie des frais de la partie adverse.

(b) l’ordre à la partie en faute de régler une indemnité.

(c) Si la partie en faute est le demandeur qui a eu droit au paiement d’une somme d’argent, un ordre du tribunal le privant de l’attribution d’intérêts ou accorder des intérêts mais à un taux moins élevé que celui qui aurait dû être appliqué.

(d) Si la partie en faute est le défendeur, et que le demandeur  a eu droit au paiement de sa créance, un ordre du Tribunal d’accorder au demandeur des intérêts à un taux plus élevé que le taux qui aurait dû s’appliquer.

Share this post